HS Bauakte

Funktionen & Arbeitsabläufe

Alle Funktionen der HS Bauakte übersichtlich nach Arbeitsbereich. Jede Funktion zeigt, was sie leistet und wie der konkrete Ablauf zwischen Projektleitung, Handwerkern, Projektbeteiligten und Buchhaltung funktioniert.

01 · PROJEKT

Projektanlage & Beteiligte

Funktion

Projektname und Projektnummer
Projektstatus und Beschreibung
Baustellenanschrift
Baubeginn und Bauende
Projektleitung
Logistik- und kaufmännische Stammdaten
Buchhaltungs-E-Mail

Arbeitsablauf

Projektleiter→Neues Projekt→Stammdaten erfassen→Projekt erstellen→Grundstruktur automatisch

Funktion

Firmenstammdaten
mehrere Ansprechpartner je Firma
Gewerke
Projektzuordnung
projektübergreifende Wiederverwendung

Arbeitsablauf

Firma anlegen→Gewerk zuweisen→Ansprechpartner→Projekt zuordnen

Funktion

Name und Funktion
E-Mail
Telefon und Mobil
Firma
Kontaktnotizen
vCard/VCF

Arbeitsablauf

Kontakt anlegen→Firma wählen→Projekt zuordnen→Kontakt verfügbar

Funktion

Projektbeteiligter
Projektleiter
Uploadrecht
Freigaberecht
Finanzrecht
projektbezogene Berechtigungen

Arbeitsablauf

Kontakt→Portalzugang→Rolle→Projekt→Rechte

Funktion

offene Aufgaben
persönliche To-dos
neue Dokumente
offene Freigaben
Projektfortschritt
Bauzeitvorschau
Aktivitäten
sortierbare Dashboard-Bereiche

Arbeitsablauf

02 · DOKUMENTE

Projektablage & Freigaben

Funktion

Ordner und Unterordner
Dateien hochladen
Dateien verschieben
Ordner umbenennen
leere Ordner löschen
projektbezogene Struktur

Arbeitsablauf

Datei auswählen→Ordner→Upload→geschützte Ablage

Funktion

Teilnehmerrechte je Ordner
Vererbung an Unterordner
Projektleitung behält Zugriff
Finanzbereiche separat schützen

Arbeitsablauf

Ordner→Berechtigte wählen→Rechte speichern→Zugriff prüfen

Funktion

Titel
Beschreibung
Zielordner
Empfänger
Datei
optional Freigabe erforderlich
Freigabefrist

Arbeitsablauf

Upload→Empfänger wählen→speichern→Benachrichtigung

Funktion

Dokumenttitel
Dateiname
Beschreibung
Versionsnummer
Ordner
Ordnerpfad

Arbeitsablauf

Suchbegriff→Berechtigungen prüfen→Treffer→Dokument öffnen

Funktion

mehrere Prüfer
Freigabefrist
Freigeben
Änderung erforderlich
Prüfkommentar
automatische Statusordner

Arbeitsablauf

Plan hochladen→Prüfer wählen→Prüfung→Freigabe / Änderung→Statusablage

Funktion

Versionsnummer
ursprüngliche Datei erhalten
geprüfte Version sperren
neue Version anlegen
Prüfstatus je Version

Arbeitsablauf

Version 1→Prüfung→Version sperren→Version 2 bei Änderung

03 · ORGANISATION

Aufgaben, Termine & Kommunikation

Funktion

Titel
Beschreibung
Verantwortlicher
Firma
Priorität
Fälligkeit
Status
Kommentare

Arbeitsablauf

Aufgabe erstellen→Verantwortlichen wählen→Bearbeitung→Status / Rückmeldung

Funktion

privat oder projektbezogen
Priorität
Fälligkeit
Notiz

Arbeitsablauf

To-do anlegen→bearbeiten→erledigen

Funktion

Rückfragen
Dateien
Fotos
Erledigungsnachweis
Zur Prüfung
Nacharbeit erforderlich

Arbeitsablauf

Projektleiter weist zu→Mitarbeiter bearbeitet→Nachweis→Projektleiter prüft→Bestätigen / Nacharbeit

Funktion

Nachrichten
Absender
Zeitpunkt
Rückfragen
Antworten
Dateien
Fotos
Statusänderungen

Arbeitsablauf

To-do→Rückfrage / Antwort→Nachweis→Historie bleibt am Vorgang

Funktion

täglich
wöchentlich
alle 2 Wochen
alle 4 Wochen

Arbeitsablauf

Serie anlegen→neuer Vorgang je Intervall→Bearbeitung→Prüfung

Funktion

Portal-Erinnerung
optional E-Mail
Freitext
protokollierter Zeitpunkt

Arbeitsablauf

offener Vorgang→Erinnerung senden→Empfänger→Protokoll

Funktion

Titel
Datum
Beginn
Ende
Ort
Teilnehmer
Beschreibung
Anhang

Arbeitsablauf

Termin erstellen→Teilnehmer wählen→Benachrichtigung→Termin wahrnehmen

Funktion

Apple Kalender
Outlook / Microsoft 365
Google Kalender
ICS-Datei
Direktlink zurück zum Vorgang

Arbeitsablauf

Termin / To-do→ICS exportieren→Kalender übernehmen→Rücklink zum Projekt

Funktion

Serientermine
jeder Termin eigenständig
eigene Protokolle je Sitzung

Arbeitsablauf

Serie erstellen→Einzeltermine erzeugen→Termin durchführen→Historie

04 · BAUSTELLE

Bauablauf & Dokumentation

Funktion

Titel
Beginn / Ende
Ort
Videolink
Agenda
interne Teilnehmer
externe Teilnehmer

Arbeitsablauf

Besprechung anlegen→Teilnehmer→Agenda→durchführen

Funktion

nummerierte Punkte
Überschrift
Inhalt
Ergebnis
Maßnahme
mehrere Verantwortliche
Fälligkeit
To-do erzeugen

Arbeitsablauf

Protokollpunkt→Verantwortliche→To-dos erzeugen→Bearbeitung→Status im Protokoll

Funktion

Abschlusszeitpunkt
abschließender Projektleiter
Protokollsperre
Teilnehmer informieren
offene To-dos bleiben offen

Arbeitsablauf

Besprechung→Protokoll prüfen→abschließen→veröffentlichen

Funktion

Projektdaten
Teilnehmer
Agenda
Protokollpunkte
Verantwortliche
Fälligkeiten
To-do-Status
Beschlüsse

Arbeitsablauf

Protokoll→PDF erzeugen→archivieren / weitergeben

Funktion

Datum
Wetter
Temperatur
Personal / Firmen
Arbeiten
Vorkommnisse
Behinderungen
Lieferungen
Prüfungen
Fotos / Dateien

Arbeitsablauf

Bautag anlegen→Ereignisse erfassen→Nachweise→Tagesdokumentation

Funktion

Einzeltag-PDF
Gesamt-PDF
Ersteller
Bearbeiter
Zeitpunkte
Änderungsverlauf

Arbeitsablauf

Bautagebuch→Zeitraum wählen→PDF erzeugen→archivieren

Funktion

Titel
Abschnitt
Start
Ende
Gewerk
Firma
Verantwortlicher
Status
Fortschritt
Baubereich
Ist-Daten

Arbeitsablauf

Basisplan→Ausführung→Ist-Stand→Prognose aktualisieren

Funktion

Basisstart / Basisende
Prognosestart / Prognoseende
Abweichung in Tagen

Arbeitsablauf

Basisplan→Ist-Entwicklung→Prognose→Abweichung sichtbar

Funktion

Vorgänger
Nachfolger
Verzögerungsgrund
Auswirkung
nächste Schritte

Arbeitsablauf

Vorgänger verzögert→Auswirkung prüfen→Folgevorgang anpassen→Prognose aktualisieren

Funktion

Bauabschnitte
Teilvorgänge
Teilgewerke
Meilensteine

Arbeitsablauf

Abschnitt anlegen→Vorgänge zuordnen→Fortschritt pflegen

Funktion

14 / 30 / 60 / 90 Tage
6 Monate
1 Jahr
Gesamtprojekt
Kalenderwoche
Heute-Linie
Fokusdatum
Pan / Zoom

Arbeitsablauf

Zeitraum wählen→Plan fokussieren→Vorgang prüfen

Funktion

Baustellenänderung
Zufahrt
Arbeitszeiten
Projektmeldung
optional alle Beteiligten benachrichtigen

Arbeitsablauf

Info erstellen→veröffentlichen→Beteiligte informieren

Funktion

Beschreibung
Verantwortlicher
Frist
Status

Arbeitsablauf

Mangel erfassen→zuweisen→Behebung→Prüfung / Abschluss

05 · KAUFMÄNNISCH

Angebot, Aufmaß & Rechnung

Funktion

Angebotsnummer
Angebotsdatum
Originaldatei
automatische Positionsnummer
Leistungsbeschreibung
Einheit aus Dropdown
Menge
EP netto
Netto / MwSt. / Brutto

Arbeitsablauf

Handwerker→Angebot / LV→Projektleiter prüft→als Abrechnungsgrundlage freigeben

Funktion

eigene Positionen
Mengen
Einheitspreise
Originaldokument

Arbeitsablauf

Zusatzleistung→Nachtragsangebot→Projektleiter prüft→Abrechnungsgrundlage

Funktion

freigeben als Abrechnungsgrundlage
ablehnen
Prüfstatus
Prüfvermerk

Arbeitsablauf

Angebot eingereicht→Projektleiter prüft→freigeben / ablehnen

Funktion

freigegebenes Angebot auswählen
Positionen automatisch übernehmen
tatsächliche Mengen
Originalaufmaß / Tabelle / PDF

Arbeitsablauf

freigegebenes Angebot→Handwerker erstellt Aufmaß→Mengen→einreichen

Funktion

freigeben
Rückfrage
ablehnen
Prüfstatus

Arbeitsablauf

Aufmaß eingereicht→Projektleiter prüft→Freigabe / Rückfrage / Ablehnung

Funktion

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Fälligkeit
Netto
MwSt.
Brutto
Rechnungspositionen
Originalrechnung PDF / XML

Arbeitsablauf

Handwerker→Rechnung→automatische Prüfung→Projektleiter

Funktion

Firma
Positionsnummer
Angebotsmenge
Einheitspreis
Aufmaßmenge
bereits abgerechnet
aktuelle Rechnungsmenge
Positionssumme
Netto / MwSt. / Brutto

Arbeitsablauf

Angebot→Aufmaß→Rechnung→automatischer Vergleich→OK / Hinweis / Abweichung

Funktion

freigegebene Aufmaßmenge
früher freigegebene Rechnungsmenge
noch abrechenbare Restmenge

Arbeitsablauf

Aufmaßmenge→bereits abgerechnet abziehen→Restmenge→neue Rechnung prüfen

Funktion

Grün: Prüfung OK
Gelb: Prüfung notwendig
Rot: Abweichung

Arbeitsablauf

automatische Prüfung→Ampelstatus→Projektleiterentscheidung

Funktion

Bestätigung der Abweichung
Pflicht-Prüfvermerk
Projektleiter
Zeitpunkt

Arbeitsablauf

rote / gelbe Prüfung→bewusste Übersteuerung→Prüfvermerk→Freigabe

Funktion

Projekt
Rechnung
Projektleiter
Datum / Uhrzeit
Prüfvermerk
Prüfstatus
Dokumentversion

Arbeitsablauf

Rechnung geprüft→Projektleiterfreigabe→Prüfnachweis

Funktion

Buchhaltungs-E-Mail
CC-Adresse
Originalrechnung
Prüfvermerk
Freigabezeitpunkt
Versandstatus

Arbeitsablauf

Freigabe→E-Mail erzeugen→Buchhaltung→Versandstatus speichern

Funktion

Projekt
Firma
Rechnungsnummer
Datum
Betrag
Status
Freigabe
Versandstatus
SHA-256
Originaldateien

Arbeitsablauf

freigegebene Rechnungen→Filter→ZIP + CSV→Buchhaltung übernimmt

06 · SYSTEM

Sicherheit & technische Funktionen

Funktion

Dokumente
Freigaben
Aufgaben
To-dos
Rückfragen
Termine
Baubesprechungen
Bauzeit
Mängel
Rechnungen
Deep Links

Arbeitsablauf

Ereignis→Benachrichtigung→Benutzer→direkt zum Vorgang

Funktion

Dokument verfügbar
Freigabe erforderlich
Aufgabe
To-do
Rückfrage
Erinnerung
Termin
Rechnungsfreigabe

Arbeitsablauf

Vorgang→E-Mail erzeugen→Empfänger→Rücklink ins Portal

Funktion

Name
E-Mail
Telefon
Mobil
Funktion
Firma
Projekte
Gewerke
Rechte
E-Mail-Präferenzen

Arbeitsablauf

Benutzer→Profil öffnen→Daten / Rechte einsehen

Funktion

App-Installation
Standalone-Modus
mobile Oberfläche
Offline-Unterstützung

Arbeitsablauf

Portal öffnen→App installieren→wie App starten→Projekt bearbeiten

Funktion

Desktop
Tablet
Smartphone
Offcanvas-Navigation
Touch-Bedienung

Arbeitsablauf

Gerät öffnen→responsive Ansicht→arbeiten

Funktion

gespeicherte Darstellung
gemeinsamer Theme-Zustand
Hell / Dunkel

Arbeitsablauf

Theme wählen→Einstellung speichern→auf Seiten beibehalten

Funktion

Bautagebuch
Bautag
Baubesprechung
Logo
Header / Footer
Seitenzahlen

Arbeitsablauf

Vorgang→PDF erzeugen→downloaden / archivieren

Funktion

Firmen
Ansprechpartner
Gewerke
Projektbeteiligte
Bauzeitenplan
CSV
XLSX
Importvorschau
Dublettenprüfung

Arbeitsablauf

Datei wählen→Vorschau→Prüfung→Import

Funktion

Projektdaten
Beteiligte
Gewerke
Bauzeit
Dokumente
Termine
Protokollinformationen
Adressbuch

Arbeitsablauf

Projekt wählen→Export→XLSX erzeugen

Funktion

private Speicherung
AES-256-GCM
Entschlüsselung erst bei autorisierter Ausgabe

Arbeitsablauf

Upload→verschlüsseln→privat speichern→autorisierte Ausgabe

Funktion

SHA-256
Dateistand eindeutig erkennen
Freigabe an geprüfte Datei binden

Arbeitsablauf

Datei speichern→Hash bilden→Prüfung / Freigabe→Integrität nachvollziehen

Funktion

Loginprüfung
Projektberechtigung
Dateiberechtigung
Ordnerberechtigung
optional Finanzrecht

Arbeitsablauf

Downloadanfrage→Rechte prüfen→Datei entschlüsseln→ausliefern

Funktion

Benutzer
Zeitpunkt
Aktion
vorheriger Wert
neuer Wert
Freigaben
Ablehnungen
Rechnungsprüfung
HMAC-Hashkette

Arbeitsablauf

Aktion→Audit-Eintrag→Hash-Verkettung→Historie

Funktion

Zugriffskontrolle
Datenminimierung
verschlüsselte Dateien
Datenschutzexport
Löschroutine
Aufbewahrungsprüfung

Arbeitsablauf

Daten erfassen→Rechte anwenden→Aufbewahren / exportieren / löschen

Funktion

Weiterleitung von /wp-admin/
Adminbar ausblenden
Login-Redirect
Logout zurück zum Portal

Arbeitsablauf

Funktion

Logo
Systemname
Untertitel
Farben
App-Icon
Footer
Bezeichnungen
Navigation

Arbeitsablauf

Branding konfigurieren→Portal übernehmen→einheitlicher Auftritt

Keine passende Funktion gefunden.